Niniejsza Polityka Prywatności Konferencji dotyczy przetwarzania danych osobowych Uczestników i Prelegentów naszych stacjonarnych konferencji, e-konferencji prowadzonych online i webinariów („Konferencje”).
Przeczytaj niniejszą Politykę Prywatności przed zarejestrowaniem się na Konferencję i przed wyrażeniem zgody.
W związku z organizacją konferencji przetwarzamy następujące dane osobowe:
Ponadto, w zależności od indywidualnych potrzeb, przetwarzamy dane:
Twoje dane osobowe są wspólnie przetwarzane przez Organizatorów i Partnerów Konferencji. Oznacza to, że Organizator i wszyscy Partnerzy Konferencji są Współadministratorami danych osobowych Uczestników Konferencji w rozumieniu art. 26 RODO („Współadministratorzy”).
Organizatorem naszych Konferencji jest spółka EVENTION sp. z o. o. (zwana dalej „Evention”) z siedzibą główną w Warszawie przy Rondzie ONZ 1.
Pozostali Współadministratorzy: Partnerzy Konferencji mogą się zmieniać w zależności od Konferencji. Lista Organizatorów i Partnerów Konferencji dla Twojego wydarzenia jest publikowana w zakładce „Organizacje” dla konkretnego wydarzenia. Zapoznaj się z listą Organizacji dla wydarzenia, w którym będziesz uczestniczyć.
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzanych przez nas Twoich danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: rodo@evention.pl.
Ze względu na wielu administratorów, prosimy o wskazanie Organizacji, których dotyczy Twoje zapytanie. Jeśli nie podasz nam tych informacji, przetwarzanie Twojego zapytania może potrwać dłużej, a my, w razie potrzeby, spróbujemy się z Tobą skontaktować, aby określić Twoje potrzeby, tak aby kompleksowo odpowiedzieć na Twoje zapytanie. Jednak w każdym przypadku dołożymy wszelkich starań, aby zapewnić pełne wykonanie Twoich praw wynikających z RODO.
Niezależnie od kontaktu z Evention podanego powyżej, możesz również skontaktować się bezpośrednio z każdym Współadministratorem, korzystając z ich publicznie dostępnych danych kontaktowych opublikowanych na poszczególnych stronach internetowych Współadministratorów, z którymi chcesz się skontaktować.
Organizowanie konferencji
Głównym celem przetwarzania Twoich danych osobowych przez Współadministratorów jest organizacja Konferencji, w której bierzesz udział: rejestracja, zapewnienie wstępu na Konferencję i identyfikatorów (konferencje stacjonarne) lub dostępu do e-Konferencji, wysyłanie Ci Powiadomień dotyczących Konferencji, weryfikacja Twojej obecności (lista obecności na Konferencji), zapewnienie noclegu (jeśli się na to zdecydowałeś), wstęp na wydarzenia towarzyszące, zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji, w tym monitoring Konferencji, dokumentowanie przebiegu Konferencji, wszelkie inne kwestie administracyjne wymagane do prawidłowej organizacji i przebiegu Konferencji oraz bezpieczeństwa jej Uczestników, Prelegentów i personelu.
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest uzasadniony interes Twój, Kupującego i Współadministratorów związany z zapewnieniem Ci możliwości uczestnictwa w Konferencji zgodnie z wnioskiem rejestracyjnym i zapewnieniem Twojego bezpieczeństwa. Jeśli zarejestrowałeś się na Konferencję osobiście i we własnym imieniu, podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych jest umowa o udziale w Konferencji, którą zawarłeś z Evention zgodnie z Regulaminem.
Marketing produktów i usług Współadministratorów
W zależności od dobrowolnie udzielonych przez Ciebie zgód, Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług przez:
Jeśli wyrazisz zgodę Evention, od czasu do czasu będziemy wysyłać Ci materiały promocyjne na temat naszych najciekawszych wydarzeń na podany przez Ciebie adres e-mail i/lub numer telefonu. Aby wybrać wydarzenia, które mogą Cię zainteresować, weźmiemy pod uwagę nasze wydarzenia, w których brałeś udział w przeszłości, a także Twoje stanowisko i branżę, w której pracujesz zawodowo. Nie tworzymy ani nie przechowujemy Twojego profilu i nie wykorzystujemy danych z innych źródeł, wybieramy wyłącznie informacje marketingowe kierowane do Ciebie zgodnie z informacjami, które nam przekazałeś.
Jeśli wyrazisz zgodę innym Współadministratorom, wszyscy Współadministratorzy będą mogli przetwarzać Twoje dane osobowe w celu przesyłania Ci informacji marketingowych na podany przez Ciebie adres e-mail i/lub numer telefonu dotyczących produktów i usług oferowanych przez Współadministratora.
Niektóre konferencje mogą zapewniać dodatkowe rabaty za wyrażenie zgód marketingowych. Jednak wyrażenie zgody jest zawsze dobrowolne i masz wybór, czy chcesz otrzymywać informacje o interesujących wydarzeniach od nas i naszych Partnerów, czy też chcesz wybrać opcję pełnej ceny i skorzystać z naszej oferty na standardowych warunkach.
W każdej chwili możesz cofnąć udzieloną zgodę, bez podawania przyczyn, zarówno w odniesieniu do wybranych Współadministratorów, jak i wszystkich Współadministratorów. Wystarczy, że wyślesz stosowne informacje na podany powyżej adres e-mail, a my przekażemy je wszystkim wskazanym przez Ciebie Współadministratorom.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od dnia, w którym ją otrzymaliśmy i wprowadzenia zmian do naszych baz danych, ale nie dotyczy przetwarzania przed cofnięciem zgody.
Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, aż do jej cofnięcia. Cyklicznie staramy się również odświeżać udzielone nam zgody.
Niezależnie od celów przetwarzania Twoich danych osobowych wspólnie z innymi Współadministratorami, ze względu na nasz status Organizatora, Evention przetwarza Twoje dane osobowe również w innych celach. W tym zakresie Evention jest Administratorem Twoich danych osobowych niezależnym od Współadministratorów.
Działania promocyjne konferencji
Aby skutecznie promować Konferencje przetwarzamy dane osobowe naszych Prelegentów, w tym podobizny i biogramy otrzymane od Prelegentów, publikując je na stronie internetowej Konferencji, w materiałach konferencyjnych oraz w materiałach marketingowych, w tym w mediach społecznościowych.
Ponadto, aby promować Konferencje po ich zakończeniu, rejestrujemy ich przebieg za pomocą zdjęć lub klipów audio-wideo. Wybrane fragmenty zostaną udostępnione wszystkim Uczestnikom Konferencji i opublikowane na naszej stronie internetowej. Udział w Konferencji jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na utrwalenie i publikację Twojego wizerunku na mocy ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Dokładamy wszelkich starań, aby publikowane materiały zadowalały wszystkich Uczestników i Prelegentów, ale jeśli nie będziesz zadowolony z konkretnych materiałów zawierających Twój wizerunek, skontaktuj się z nami bezzwłocznie, a my postaramy się uniemożliwić dostęp do nich osobom trzecim (z tego prawa Prelegenci nie mogą korzystać w odniesieniu do dokumentowania swoich wystąpień). JEŚLI nie chcesz, aby Twój wizerunek został zarejestrowany w celach promocyjnych, unikaj przestrzeni Konferencji podlegających monitoringowi.
Promocja Konferencji odbywa się:
Przetwarzanie danych osobowych Prelegentów i Uczestników Konferencji odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionych interesów Evention i InfiniteData polegających na promocji swojej działalności zawodowej, a w zakresie publikacji wizerunku – na podstawie zgody.
W każdej chwili możesz cofnąć udzieloną zgodę, bez podawania przyczyn. Wystarczy, że wyślesz stosowne informacje na podany powyżej adres e-mail, wskazując zdjęcia, które chcesz usunąć, a my niezwłocznie usuniemy je z miejsc dostępnych dla innych osób.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Oznacza to, że cofnięcie zgody jest skuteczne od dnia, w którym ją otrzymaliśmy i od momentu wprowadzenia zmian do naszych baz danych, ale nie dotyczy przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.
Ocena i statystyki naszych wydarzeń
Przetwarzamy Twoje dane w celach analityczno-statystycznych i prosimy Cię o jednorazowe wypełnienie ankiety satysfakcji, która dostarcza nam Twojej oceny konferencji.
Twoje dane stanowią wówczas wyłącznie źródło informacji, a wynikiem tych działań są dane statystyczne, które nie zawierają Twoich danych osobowych.
Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych w tym celu jest nasz uzasadniony interes polegający na ulepszaniu naszej oferty produktowej. Będziemy przetwarzać dane w razie potrzeby przez trzy lata.
Księgowość i podatki
Możemy również przetwarzać Twoje dane osobowe w celu wypełnienia obowiązków nałożonych przez przepisy prawa, w szczególności dotyczące podatków i rachunkowości. Wówczas podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych są obowiązujące wymogi prawne. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe przez czas niezbędny do ich wypełnienia – w przypadku prawa podatkowego i rachunkowości jest to 5 lat od roku, w którym odbyła się Konferencja.
Korespondencja, prośby, skargi
Możemy również przetwarzać Twoje dane w celu odpowiadania na Twoje pytania, prośby i skargi, w tym prośby o skorzystanie z praw RODO, na podstawie prawnej uzasadnionego interesu Twojego i Evention. Po przejrzeniu Twojej sprawy jej dokumentacja zostanie przetworzona w celach archiwizacyjnych w celu wykonania lub obrony roszczeń prawnych, zgodnie z poniższymi informacjami.
Wykonywanie lub obrona roszczeń
Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych przez nas przeciwko Tobie lub Kupującemu, na podstawie prawnej uzasadnionego interesu polegającego na ochronie naszych celów biznesowych i majątku firmy.
W tym celu będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres przedawnienia roszczeń, który wynosi zazwyczaj 3 lata, ale może zostać wydłużony zgodnie z przepisami prawa, jeśli zostaną wszczęte odpowiednie postępowania.
W przypadku wniosków o wykonanie praw RODO okres przedawnienia wynosi 5 lat zgodnie z polskim Kodeksem postępowania administracyjnego.
Wymagamy, abyś Ty lub organizacja rejestrująca Cię na Konferencję podali swoje dane osobowe zawarte w formularzu rejestracyjnym.
Ponadto, jeśli się z nami skontaktujesz, wymagamy, abyś podał dane pozwalające nam skutecznie obsłużyć Twoje zapytanie.
Podanie danych w obu powyższych przypadkach jest dobrowolne, ale konieczne, aby wziąć udział w Konferencji lub aby Twoje zapytanie zostało przetworzone przez Evention lub przez wszystkich Współadministratorów lub tych, których wybrałeś.
Jeśli wymaga tego prawo, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych, na przykład ze względów podatkowych lub księgowych.
Podanie danych poza tym zakresem jest dobrowolne.
Umożliwiamy Ci korzystanie ze wszystkich praw wynikających z RODO, a mianowicie: prawa dostępu, prawa do cofnięcia zgody, prawa do sprostowania i usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Możesz skorzystać z tych praw, gdy:
Masz prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Masz prawo sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych, gdy:
W ramach współadministrowania Współadministratorzy nie ujawniają Twoich danych osobowych osobom trzecim w celu ich niezależnej kontroli. Jednakże Współadministratorzy korzystają z osób trzecich, które na podstawie stosownych umów przetwarzają Twoje dane osobowe w imieniu Współadministratorów.
Ponadto Evention ujawnia Twoje dane osobowe:
Mogą zdarzyć się sytuacje, w których niektórzy ze Współadministratorów to przedsiębiorstwa, których główne siedziby znajdują się poza EOG. Evention współpracuje m.in. z profesjonalnymi firmami z branży technologii i bezpieczeństwa, których główne siedziby znajdują się w USA lub Izraelu. Wówczas przetwarzanie, w tym pozyskiwanie Twoich danych osobowych, jest wykonywane przez Współadministratorów z terytorium Unii Europejskiej / EOG oraz spoza EOG.
Profilowanie danych osobowych rozumiane jest jako zautomatyzowane przetwarzanie Twoich danych, co oznacza ich wykorzystanie do oceny niektórych aspektów dotyczących Ciebie, w szczególności do analizy lub przewidywania aspektów dotyczących Twojej wydajności w pracy, sytuacji ekonomicznej, zdrowia, preferencji osobistych, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.
Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym na podstawie uzyskanych od Ciebie danych osobowych, ani nie zostanie utworzony profil osobowości. Jednak podstawowe informacje o branży, w której pracujesz, i Twoim stanowisku pracy są brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, które Konferencje będą dla Ciebie najbardziej interesujące i o których Konferencjach będziemy Cię informować e-mailem lub telefonicznie.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania, wątpliwości lub uwagi dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas lub innych Współadministratorów, napisz do nas na adres rodo@evention.pl. Zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby szybko i skutecznie udzielić Ci informacji i zająć się Twoim zapytaniem, niezależnie od tego, czy dotyczy ono Evention, czy innych Współadministratorów.