Regulamin Konferencji „LLM Masters”

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin Szczegółowy obowiązuje od dnia 1 marca 2025 r.
2. Regulamin Szczegółowy jest uzupełnieniem Regulaminu dostępnego https://evention.pl/regulamin-ogolny/
3. Wszystkie pojęcia użyte w Regulaminie Szczegółowym, a uregulowane w Regulaminie mają znaczenie tam mu nadane.
4. Osobą kontaktową ze strony Evention we wszelkich sprawa związanych z LLM Masters jest Karolina Szymkiewicz, e-mail: karolina.szymkiewicz@evention.com.pl
5. Najważniejsze pojęcia oraz pojęcia dodatkowe to:

• LLM Masters  – Konferencja LLM Masters, której dotyczy niniejszy Regulamin Szczegółowy
• Organizator / my / Evention - Evention sp. z o.o., ul. Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa, +48 tel. (22) 535-30-33, kontakt@evention.pl, REGON: 146871262, NIP: 5252564839, wpisaną pod numerem KRS: 0000483800 do Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy: 5 000 zł (wpłacony w całości),
• Polityka Cookies https://llm.aisummitpoland.pl/polityka-cookies/
• Polityka Prywatności Konferencji Evention – określa sposób przetwarzania danych, w tym przesyłania Notyfikacji. Polityka Prywatności Konferencji Evention jest dostępna https://llm.aisummitpoland.pl/polityka-prywatnosci/
• Regulamin – Regulamin Ogólny Konferencji organizowanych przez Evention,
• Regulamin Szczegółowy – Regulamin Szczegółowy określonego wydarzenia,
• Uczestnik / Ty – osoba fizyczna, która zawarła Umowę z Organizatorem w związku z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą albo wykonywanym zawodem,
• Umowa – umowa o udział i przeprowadzenie Wydarzenia zawarta pomiędzy Nabywcą i Organizatorem w momencie potwierdzenia Rejestracji, na zasadach określonych w Regulaminie.

1. Niniejszy Regulamin Szczegółowy reguluje szczególne zasady udziału w wydarzeniach organizowanych przez Evention.
2. Każdy Uczestnik jest obowiązany do zapoznania się z Regulaminem oraz Regulaminem Szczegółowym przed dokonaniem Rejestracji.
3. W przypadku, gdy Regulamin i Regulamin Szczegółowy zawierają odmienne lub wzajemnie wykluczające się postanowienia, pierwszeństwo w stosowaniu znajduje Regulamin Szczegółowy, a Regulamin pozostaje obowiązujący w pozostałym zakresie.

2. SZCZEGÓŁOWE WARUNKI udziału w konferencji LLM Masters

1. LLM Masters jest skierowany do ograniczonego kręgu Użytkowników: dla przedstawicieli przedsiębiorstw i instytucji nieinformatycznych.
2. Liczba Uczestników w LLM Masters jest ograniczona.
3. LLM Masters jest Konferencją hybrydową organizowaną w trybie webinarium dostępnego online na żywo oraz stacjonarnie, zgodnie z Harmonogramem dostępnym na stronie: https://llm.aisummitpoland.pl/agenda/
4. Na LLM Masters obowiązuje wyłącznie Rejestracja online za pomocą formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie https://llm.aisummitpoland.pl/rejestracja/
5. Rejestracja online możliwa jest wyłącznie do dnia przed konferencją lub do wyczerpania miejsc. Po tej dacie Rejestracja online nie będzie możliwa. W szczególnych przypadkach prosimy o kontakt z osobą dedykowaną do kontaktu w LLM Masters i ewentualne indywidualne uzgodnienie warunków uczestnictwa w LLM Masters.
6. W LLM Masters można wziąć udział wyłącznie w dacie i godzinach określonych w Harmonogramie.
7. Udział online w LLM Masters jest możliwy z dowolnej lokalizacji Uczestnika, w której Uczestnik posiada odpowiednie warunki techniczne określone w Regulaminie i niniejszym Regulaminie Szczegółowym. Za zapewnienie odpowiedniej lokalizacji odpowiada Uczestnik.
8. LLM Masters obejmuje swoim zakresem:

• przeprowadzenie LLM Masters zgodnie z Harmonogramem;
• udział Prelegentów;
• projekcję prezentacji multimedialnych LLM Masters;
• możliwość udziału w dyskusjach i zadawania pytań z użyciem czatu / głosu / głosu i wizerunku;
• dostępność prezentacji udostępnionych przez Prelegentów;
• dostępność nagrania LLM Masters przez 30 lub 60 dni od jej przeprowadzenia.

9. Aktualna Lista Partnerów LLM Masters znajduje się na stronie https://llm.aisummitpoland.pl/organizatorzy/

1. Lista Partnerów może zostać uzupełniona. Uczestnik jest obowiązany zapoznać się z aktualną Lista Partnerów.

3. DODATKOWE WYMAGANIA TECHNICZNE dla części online

1. Część spotkań online towarzyszących LLM Masters odbywa się z użyciem narzędzia Zoom dostarczanego przez Zoom Video Communications, Inc. dostępnego na stronie https://zoom.us.
2. Logowanie do LLM Masters jest możliwe przez przeglądarkę internetową z użyciem linku dostępowego.
3. Uczestnictwo w LLM Masters nie wymaga posiadania żadnych dodatkowych narzędzi IT.
4. Narzędzie, z użyciem którego będzie przeprowadzana LLM Masters, może ulec zmianie, o czym w przypadku, gdyby zmiana ta była znaczącej wagi, Evention poinformuje Uczestników najpóźniej 14 dni przed LLM Masters. W przypadku, gdy Uczestnik zostanie poinformowany o zmianie narzędzia IT w terminie późniejszym, przysługuje mu prawo do rozwiązania Umowy w terminie 3 dni bez ponoszenia kosztów. Pozostałe zasady dotyczące rozwiązania Umowy zostały określone w Regulaminie i Regulaminie Szczegółowym.
5. Link do logowania do LLM Masters zostanie przesłany Uczestnikom najpóźniej w przeddzień LLM Masters.
6. Uczestnik jest odpowiedzialny za zapewnienie warunków technicznych udziału w LLM Masters określonych w Regulaminie oraz Regulaminie Szczegółowym oraz zalogowanie się do LLM Masters z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalającym na ewentualne usunięcie problemów technicznych po stronie Uczestnika.
7. Evention dołoży wszelkich starań, aby w razie problemów z logowaniem do LLM Masters po stronie Uczestnika służyć mu radą i pomocą, jednak Evention nie zapewnia pomocy technicznej dla Uczestników.
8. Niezależnie od Evention, korzystanie przez Uczestników z narzędzia Zoom wiąże się z koniecznością zapoznania się i akceptacji warunków świadczenia usługi przez jego dostawcę dostępnych na stronie internetowej https://zoom.us.
9. Udział w konferencji przy wygaszonym urządzeniu mobilnym nie jest możliwe. By móc brać czynny udział w wydarzeniu niezbędne jest urządzenie z niewygaszonym ekranem z wystarczającym do swobodnego użytkowania poziomem naładowanej baterii.
10. Evention nie ponosi odpowiedzialności za warunki oraz prawidłowość świadczenia usług przez dostawców narzędzi IT po stronie Uczestnika.

4. CENA ZA UDZIAŁ

1. Udział w warsztacie LLM Masters jest płatny.
2. Aktualny cennik znajduje się na stronie https://llm.aisummitpoland.pl/rejestracja/
3. Konferencje i wydarzenia Evention adresowane są ściśle określonych grup zawodowych, przy uwzględnieniu takich kryteriów jak wielkość Organizacji i branża w której działa Organizacja uczestnika oraz stanowisko służbowe zajmowane przez uczestnika. Evention zastrzega sobie prawo do przyznania możliwości udziału w konferencji przy uwzględnieniu ww. kryteriów, charakterystycznych dla danej konferencji czy wydarzenia.
4. Wyrażenie zgód na otrzymywanie materiałów marketingowych od Organizatora i Partnerów jest w pełni dobrowolne i nie stanowi warunku udziału w LLM Masters.
5. Zgłoszenie udziału w konferencji jest równoznaczne z zawarciem wiążącej umowy pomiędzy uczestnikiem a organizatorem, co zobowiązuje uczestnika do uregulowania opłaty konferencyjnej. Brak dokonania płatności nie jest równoznaczny z rezygnacją z udziału w konferencji. W przypadku nieuregulowania należności w wyznaczonym terminie oraz nieobecności uczestnika na wydarzeniu, organizator ma prawo do dochodzenia opłaty zgodnie z warunkami umowy.Rezygnacja z udziału w konferencji wymaga przesłania pisemnego powiadomienia do organizatora w terminie określonym w regulaminie. W przypadku braku powiadomienia i nieobecności na wydarzeniu, uczestnik pozostaje zobowiązany do uiszczenia pełnej kwoty uczestnictwa. Ewentualne odstąpienie od obowiązku płatności może zostać rozpatrzone jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych
6. Uczestnik ma możliwość otrzymania rabatu w wysokości 100% ceny, wówczas udział w LLM Masters nie wiąże się z koniecznością uiszczenia Ceny przez Uczestnika.
7. W przypadku, gdy podmiot zgłaszający uczestników nie może dokonać płatności na podstawie faktury proforma, zobowiązany jest do przesłania do organizatora oficjalnego zamówienia zakupu (Purchase Order) przed terminem rozpoczęcia konferencji. W sytuacji braku zamówienia zakupu, organizator może wystawić i przesłać dokument zamówienia do akceptacji nabywcy. Podpisanie zamówienia przez nabywcę zobowiązuje do uiszczenia opłaty, niezależnie od faktycznego uczestnictwa zgłoszonych osób. Nieuregulowanie płatności na podstawie zaakceptowanego zamówienia będzie skutkowało dochodzeniem należności zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5. REZYGNACJA Z LLM Masters

1. Uczestnik ma prawo zrezygnować z uczestnictwa z LLM Masters bez ponoszenia kosztów do 7 dni przed konferencją.
2. W celu rezygnacji Uczestnik jest obowiązany przesłać informację o rezygnacji zgodnie z Regulaminem na adres osoby kontaktowej wskazanej w §1 ust. 4 powyżej.
3. Rezygnacja złożona po terminie określonym w ust. 1 powyżej lub w sposób niezgodny z Regulaminem nie zwalnia Uczestnika od poniesienia kosztów uczestnictwa w LLM Masters niezależnie od tego, czy Uczestnik weźmie udział w Konferencji, a w przypadku wcześniejszego uiszczenia opłaty za uczestnictwo nie ulega ona zwrotowi niezależnie od tego, czy opłatę uiścił Uczestnik osobiście, czy Nabywca.
4. Niepłacenie przez Uczestnika faktury, w tym faktury pro-forma, jak również brak udziału w konferencji, nie jest tożsame z rezygnacja z udziału w Konferencji

W pozostałym zakresie zastosowanie znajdują ogólne regulacje zawarte w Regulaminie.

6. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. W celu prawidłowego przebiegu LLM Masters z użyciem narzędzia Zoom niezbędne jest stosowanie plików Cookies i innych podobnych narzędzi. Wszystkie pliki związane z udziałem w LLM Masters są wykorzystywane przez Evention wyłącznie do zapewnienia uczestnictwa Uczestników w LLM Masters, jej prawidłowego wyświetlania się i przebiegu od strony technicznej.
2. Pozostałe informacje o wykorzystywaniu przez Evention plików Cookies i innych podobnych narzędzi znajdują się w Polityce Cookies strony Evention dostępnej pod linkiem: https://llm.aisummitpoland.pl/polityka-cookies/
3. W przypadku zadawania pytań lub uczestnictwa w dyskusji przez Uczestników publikowane będą również następujące Dane Osobowe: godzina aktywności Uczestnika / treść pytania lub wypowiedzi / wizerunek transmitowany w trybie „na żywo”.
4. Przebieg LLM Masters będzie utrwalany za pomocą narzędzia audio/video (nagrywany), a nagranie będzie dostępne dla wszystkich Uczestników.
5. Fragmenty nagrania z przebiegu LLM Masters mogą być wykorzystywane do promocji LLM Masters lub Organizatora po jej odbyciu się.

Niezależnie od Evention, Dane Osobowe Uczestników oraz informacje pozyskiwane przez pliki Cookies i inne podobne narzędzia są również przetwarzane przez dostawcę narzędzia do przeprowadzenia LLM Masters – Zoom. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Danych Osobowych, stosowania plików Cookies i inne informacje dotyczące prywatności Uczestników znajdują się na stronie dostawcy: https://zoom.us, w szczególności na stronach https://zoom.us/privacy-and-legal oraz w zakładkach: „Do Not Sell My Personal Information” oraz „Cookie Preferences”.

7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator udostępnia treść Regulaminu Szczegółowego przed zawarciem Umowy.
2. Regulamin Szczegółowy może zostać okazany także w inny sposób, na indywidualne żądanie Uczestnika, Nabywcy lub osoby trzeciej, jeżeli występuje problem z wyświetleniem bądź przeczytaniem Regulaminu Szczegółowego. W tym celu prosimy o kontakt z osobą wskazaną do kontaktu dla LLM Masters: Karolina Szymkiewicz, e-mail: karolina.szymkiewicz@evention.pl.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie Szczegółowym.
4. Każdy nowy regulamin obowiązuje dla osób, które nie zapisały się jeszcze na LLM Masters lub zaakceptowały nowy regulamin.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie LLM Masters, a także do jej odwołania w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora. W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom, a dokonane opłaty za uczestnictwo zwrócone przelewem bankowym na konto, z którego nastąpiła płatność. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie Szczegółowym oraz w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.
6. W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu Szczegółowego, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
7. Wszelkie spory z Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.